Assinatura Digital de PDF

A assinatura digital qualificada de PDFs é uma requisito legal que visa garantir a autenticidade e inalterabilidade dos documentos, de forma a promover a transição digital no envio e arquivo de documentos. Embora seja obrigatória há vários anos, a aplicação do diploma legal tem vindo a ser sucessivamente adiada.

Posto de forma simples, a lei exige que documentos transmitidos digitalmente, por e-mail, download ou outra qualquer via, sejam previamente assinados, de acordo com um conjunto de especificações técnicas. As faturas impressas e o respetivo envio por serviço postal mantêm a sua validade.

Importante

Ainda não é obrigatório.

A data prevista para entrada em vigor desta obrigatoriedade é 1 janeiro 2025.

Perigo

Apesar de bastante útil e legal em vários países, a app Sign do Odoo não cumpre os requisitos legais impostos pela legislação portuguesa. Pelo que assinaturas usando a app Sign não são válidas em território nacional

Por esse motivo, a Exo Software, para garantir a conformidade com as normas nacionais, desenvolveu a sua própria solução de assinatura digital de PDFs recorrendo aos serviços da DigitalSign

Para adicionar assinaturas digitais de forma gratuita, os utilizadores podem descarregar os ficheiros PDF, um a um, para o seu computador e usar um dos vários métodos disponíveis para os assinar:

  • Chave Móvel Digital

  • Cartão do Cidadão

  • alicação Autenticação.gov

Em seguida têm de enviar esses documentos assinados aos seus parceiros

Dica

Ou podem, através da app da Exo, configurar o seu Odoo para assinar, enviar e arquivar, de forma automática, os seus documentos digitais. É deste último processo que trata esta documentação.

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Importante

Esta app não está disponível na loja Odoo. Para ter acesso à mesma, terá que solicitar a sua instalação e ativação na sua base de dados

Aquisição dos certificados

A maneira mais fácil e recomendada de adquirir os certificados digitais necessários é através da nossa loja online ou contactando os nossos serviços de vendas. Em alternativa, poderá fazê-lo diretamente junto da DigitalSign, procurando por Selos Qualificados de Documentos e Faturação Eletrónica.

Em qualquer dos casos, há 3 packs iniciais, válidos por 3 anos, que diferem apenas no preço e no número de assinaturas anuais incluídas. Posteriormente, caso esgote o plafond anual, poderá adquirir extensões que lhe permitirão assinar a quantidade necessária de documentos, qualquer que esta seja.

Após a aquisição dos certificados, ser-lhe-á solicitado um conjunto de dados que permitirão à entidade certificadora identificar a empresa detentora do certificado, bem como atestar a legitimidade do seu representante.

Veja também

Poderá consultar mais detalhes sobre este processo na nossa página de FAQ para Assinatura Digital de PDFs.

Concluído este processo, poderá avançar para a configuração da app no Odoo ou pedir-nos para que a façamos por si.

Configuração

Aceda à app Faturação / Contabilidade (dependendo respetivamente se tem versão Community ou Enterprise do Odoo), vá ao menu Configuração ‣ Configurações

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Procure a secção Portugal, ative a Assinatura Eletrónica de PDFs e preencha os campos:

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  • ID Cliente e Segredo do Cliente, são facultados pela DigitalSign na aquisição do certificado

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  • URI de Redirecionamento, é o seu endereço do servidor acrescido de /digitalsign por exemplo https://exosoftware.pt/digitalsign

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Importante

Este URI tem de ser comunicado à DigitalSign para que seja devidamente registado nos servidores deles

  • Access Token, com os dados anteriores preenchidos carregue no botão Obter Access Token para o receber, vai precisar de fazer login para confirmar a sua identidade

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Nota

Aceda ao menu Certificates e carregue no botão Edit da sua conta

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Clique em Register new Authorizer e dê um nome ao mesmo (pode ainda decidir pela renovação automática do certificado para aquele autorizador), em seguida clique em Register

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Em seguida, vai ver uma janela com a informação do Autorizador e a validade do certificado para o mesmo. Receberá também um código para inserir, validando novamente a sua identidade. Clique em Registar

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Depois de registar, vai poder visualizar os dados a inserir no Odoo relativamente ao Autorizador

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Concluído este processo, siga a opção Relatórios a assinar onde vai poder definir que documentos serão automaticamente assinados no momento de criação do PDF.

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Na configuração padrão, os documentos já configurados são as Faturas e Recibos de Pagamento

Importante

Se pretender mais documentos, poderá adicioná-los à lista, desde que esteja familiarizado com a legislação relativa a arquivos digitais e domínios de filtragem Odoo. Se não for o caso, recomendamos vivamente que nos peça ajuda. O importante é garantir que assina todos os documentos relevantes para a sua organização sem gastar selos com os que não justificam tal prática.

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Utilização

Uma vez terminada a configuração, o processo é automático: sempre que mandar imprimir ou enviar por e-mail um documento do tipo dos que estiverem configurados para serem assinados, obterá um PDF assinado.

Importante

Caso o documento esteja configurado para ser adicionado aos anexos Odoo, este não mais será assinado, apresentando sempre a assinatura original. Se pretender nova assinatura, porque houve alterações no documento ou qualquer outro motivo, basta eliminar o respetivo anexo. Na impressão seguinte, será feita nova assinatura.

Dica

Caso pretenda um processo gratuíto ou ainda não tenha completamente configurado o processo automático, pode cumprir o requisito legal, consultando a informação no topo da página sobre o processo manual